DocAI: una plantilla de Word, infinitos documentos con IA

En Fastex construimos DocAI, una plataforma que convierte las plantillas Word de tu empresa en asistentes inteligentes de generación documental. Subes tu .docx corporativo, DocAI detecta automáticamente sus variables, genera un formulario guiado, deja que lo rellenes —con ayuda de IA cuando hace falta— y produce DOCX + PDF conservando íntegramente tu formato: estilos, tablas, imágenes, índices, referencias cruzadas, encabezados, pies y numeración automática. Lo que hoy son horas o días de copiar y editar plantillas a mano, pasa a ser rellenar un formulario y pulsar Generar.

Este artículo explica qué es DocAI, cómo funciona de principio a fin, por qué una sola plantilla te sirve para todos tus clientes y proyectos. Si eres responsable funcional o jefe de ingeniería, al terminar tendrás una idea muy clara de por qué querrás esto en tu organización.

El problema: documentos repetitivos, hechos a mano

Las empresas técnicas y jurídicas —ingeniería, energía, autoconsumo, proyectos BT/MT, estudios de viabilidad, certificaciones, licencias, legalizaciones, consultoría, arquitectura, auditorías o documentación legal— producen a diario documentación repetitiva a partir de plantillas Word corporativas. Y hoy la generan a mano: duplican el fichero, buscan y reemplazan, recalculan valores en una hoja aparte, arrastran erratas y descuadres de formato, y no queda rastro de quién cambió qué.

El resultado es lento, inconsistente y difícil de auditar. El conocimiento —qué campo va dónde, qué fórmula aplica, qué dato viene de qué normativa— vive en la cabeza de una persona, no en un sistema.

Qué es DocAI

DocAI es una plataforma SaaS B2B multi-tenant que industrializa ese proceso sin renunciar a tu documento maestro: Word manda, no se usa LaTeX. Una empresa sube su plantilla, el sistema detecta automáticamente sus variables, bloques repetitivos, tablas dinámicas, imágenes y condiciones; genera un formulario guiado multipágina; permite rellenarlo con asistencia de IA; y entrega DOCX + PDF con el formato corporativo intacto. Todo aislado por empresa, con control de acceso y trazabilidad.

La idea de fondo es simple y potente: la plantilla se gestiona una sola vez y se reutiliza infinitas veces.

De un vistazo

El recorrido es siempre el mismo, y la plantilla solo se prepara una vez. Después, cada documento nace de rellenar un formulario: los campos deterministas y calculados se completan solos, los de texto libre los redacta o mejora la IA, y el motor produce el Word y el PDF finales sin que nadie toque el formato.

Una plantilla, infinitos documentos

Aquí está la palanca de valor. Subes tu .docx una vez; DocAI detecta los campos y genera el formulario automáticamente; y a partir de ahí esa misma plantilla alimenta todos tus documentos, para cualquier cliente y cualquier proyecto.

Y no vuelves a teclear lo que ya habías introducido. DocAI organiza los datos en tres niveles —Contratante ▸ Cliente ▸ Proyecto— y los hereda hacia abajo:

• Los datos del Contratante (tu empresa: CIF, razón social, logo, firmante) se escriben una sola vez y aparecen en los documentos de todos tus clientes y proyectos.
• Al crear un Proyecto bajo un Cliente que ya existe, los datos del cliente ya vienen rellenos: cero reescrituras.
• El nivel más cercano manda (Proyecto ▸ Cliente ▸ Contratante). Puedes sobrescribir un dato en un proyecto concreto sin alterar el valor original del cliente ni del contratante.

Cada documento registra de qué nivel salió cada dato (trazabilidad completa) y, si cambias un dato de un nivel superior, DocAI marca como “pendientes” los documentos que lo usaban para que decidas regenerarlos. Se gestiona una vez, se usa muchas veces — con gobierno del dato.

Campos con superpoderes

No todos los campos de un documento son iguales, y DocAI trata cada uno de la forma más fiable para su naturaleza. Hay tres tipos, y entender esto es entender por qué la calidad sube y los errores bajan.

Deterministas: datos con normativa

Son campos cuyo valor sale de un catálogo o tabla normativa, no de teclear a mano. Se modelan como datasets reutilizables (o búsquedas dataset_lookup) y el usuario elige de una lista controlada. Es el sitio natural para las normativas existentes: modelas la tabla del REBT, un catálogo de tarifas o de protecciones, o una cascada provincia → municipio, y el campo toma siempre un valor válido y homogéneo.

Lo mejor: el dataset se gobierna en un único sitio y se comparte entre plantillas. Cambias la tabla una vez y se refleja en todas; los documentos afectados quedan marcados como pendientes.

Calculados: unos campos a partir de otros

Son campos que se derivan de otros mediante una fórmula, y aparecen ya calculados (de solo lectura) en el formulario. DocAI incorpora un motor de cálculos reutilizable y versionado con cinco tipos: formula, dataset_lookup, ai_generation, endpoint (contra un conector externo, con protección anti-SSRF) y pipeline (varios pasos encadenados).

1{
2  "key": "iva_total",
3  "calc_type": "formula",
4  "output_type": "number",
5  "output_unit": "EUR",
6  "spec": { "expression": "base_imponible * 1.21" }
7}
Copy

Desde un simple IVA = base × 1,21 hasta cadenas de ingeniería reales (potencia → sección de cable por dataset_lookup → caída de tensión por fórmula). Cada ejecución queda registrada con su traza (EXEC-xxxx), su duración y su coste. Los cálculos rápidos se resuelven al vuelo; los lentos (IA, llamadas externas), solo al generar, para que no haya sorpresas de facturación.

De libre interpretación: con IA

Son los campos de texto libre —el objeto del contrato, una memoria, unas conclusiones—. DocAI los redacta o mejora con IA a partir de los datos del propio formulario y de un prompt de tu organización. Además, cualquier texto tiene acciones de mejora con un clic: corregir, ampliar, resumir, traducir o profesionalizar. Y hay un copiloto que ayuda a escribir apartados enteros con el contexto del proyecto, el cliente y la plantilla.

El proveedor de IA está abstraído (Claude, con caché de prompts) y degrada con elegancia a un simulador determinista cuando no hay clave configurada, para que los entornos sin IA sigan funcionando. El coste se mide por organización.

De un Word existente a un asistente, con una sola skill

¿Y cómo llevas tu plantilla a DocAI? Aquí llega el efecto sorpresa: no necesitas tocar la plataforma. Publicamos una skill —un kit conducido por un agente de IA— que adapta cualquier Word corporativo a los componentes de DocAI. El repositorio es docai-platform-templatesManager.

El flujo, de principio a fin, es este:

1. Descargas el kit y dejas tu .docx en la carpeta origen/ (el original nunca se toca).
2. Abres el repo con tu agente (Claude Code, Cursor, Claude Desktop) y le das la orden: «adapta la plantilla de origen/ siguiendo AGENTS.md».
3. El agente lee tu Word con el MCP de Word, cataloga cada hueco (dato, lista repetitiva, cláusula opcional, valor calculado, texto de IA) y lo mapea al componente correcto de DocAI usando las guías de docs/.
4. Escribe los componentes en componentes/: la plantilla .docx en Jinja más cuatro JSON —campos, datasets, cálculos y prompts— consistentes entre sí.
5. Te deja preparados los comandos de importación por API, en el orden correcto: datasets → cálculos → prompts → plantilla → campos.

Todo lo que el agente necesita vive dentro del repo (guías y ejemplos verificados), así que con la skill publicada adaptas cualquier plantilla que use tu plataforma sin depender de nadie. Como muestra, el kit incluye ejemplos reales trabajados de extremo a extremo —desde una sample_template.docx que ejercita todos los tipos de campo, hasta una memoria técnica fotovoltaica completa con 153 campos en 12 capítulos, 4 catálogos (provincias de España, 333 distribuidoras de la CNMC…), 14 cálculos y prompts de IA—.

Enlaces útiles del kit:

• Repositorio: docai-platform-templatesManager
• README.md — el kit y su flujo en 5 pasos.
• AGENTS.md — el procedimiento que sigue el agente.
• docs/ — guías de plantilla, campos, datasets, cálculos y prompts.
• ejemplos/ — plantillas y secciones de ejemplo, importables tal cual.

Cómo lo construimos: la arquitectura

Por dentro, DocAI aplica el mismo criterio de ingeniería que llevamos a los proyectos de cliente: cada parte hace bien una cosa y se comunica por interfaces claras.

• Frontend: una SPA en React (Vite + TanStack Router) para todo el flujo — plantillas, secciones, datos, cálculos, prompts, campos, proyectos, clientes y el editor del documento.
• API: FastAPI con JWT, RBAC y aislamiento por *tenant mediante *Row-Level Security de PostgreSQL (defensa en profundidad: la app además filtra por tenant siempre).
• Datos y asincronía: PostgreSQL (con RLS) y Redis + Celery para sacar del hilo de petición el renderizado, los PDF, los lotes y la indexación.
• Motor documental: docxtpl (Jinja sobre .docx) + python-docx para rellenar la plantilla real, y LibreOffice headless para el PDF, conservando el formato. El sandbox es tolerante: un formulario a medias nunca rompe la generación.
• Motor de cálculos e IA desacoplados, con trazas y control de coste.
• Almacenamiento S3-compatible tras una capa de abstracción (Local / MinIO / Contabo), intercambiable por configuración, sin acoplar la app a ningún proveedor.

Todo levanta con docker compose, y la IA degrada a un simulador determinista para que cualquier entorno funcione.

Para quién es

DocAI encaja allí donde se producen documentos técnicos o jurídicos repetitivos a partir de plantillas Word:

• Energía y autoconsumo: memorias y cálculos de instalaciones fotovoltaicas o de conexión BT/MT, con secciones y catálogos normativos.
• Ingeniería eléctrica BT/MT: proyectos y legalizaciones donde la misma plantilla sirve para muchos clientes.
• Estudios de viabilidad y certificaciones compuestos a partir de secciones reutilizables.
• Licencias y legalizaciones con campos dirigidos por catálogo y el firmante heredado del Contratante.
• Consultoría y arquitectura: propuestas e informes donde los datos del cliente se escriben una vez.
• Auditorías y documentación jurídica: informes trazables, buscables y versionados, con cláusulas de catálogo y texto redactado por IA.

Empecemos

DocAI transforma procesos documentales de horas o días en minutos, de forma consistente, trazable y con tu formato corporativo intacto — y una sola plantilla, gestionada una vez, te sirve para siempre. Si quieres verlo con una plantilla real de tu empresa, hablemos a través del formulario de contacto y lo montamos contigo.

En Fastex diseñamos y construimos plataformas de IA que resuelven un problema real de negocio, con criterio de ingeniería en rendimiento, coste y trazabilidad. DocAI es una de ellas.